Cómo exportar tus clientes de Virtuagym a Excel para detectar bajas

Socio registrando su entrada en el control de accesos del gimnasio

Escrito por

Carlos Luque

en

Guía · Virtuagym

Virtuagym registra cada check-in, cada reserva y cada pago de tus socios. Con esos datos se puede saber quién está dejando de venir mucho antes de que pida la baja. Solo hay que sacarlos del programa y mirarlos con el criterio adecuado.

1. Exporta clientes y check-ins

Virtuagym tiene una página de exportaciones con los datos de check-ins, ventas, clientes y staff:

  1. Añade /export al final de la dirección de tu portal de Virtuagym para abrir la página de Exportaciones.
  2. Exporta los datos de clientes en Excel o CSV.
  3. Virtuagym te enviará un enlace de descarga por email. Si no te llega, revisa la carpeta de spam.
  4. Para la última visita, exporta también los check-ins desde Manage → Check-in, en Excel o CSV.
Los menús pueden cambiar con las actualizaciones de Virtuagym. Si no encuentras alguna opción, su soporte te indicará cómo exportar el listado de clientes y los check-ins de tu cuenta.

2. Prepara las columnas

Abre el archivo de clientes y comprueba que tienes:

  • Nombre del socio.
  • Teléfono móvil, para poder escribirle por WhatsApp.
  • Fecha de alta: los socios nuevos se desenganchan antes y hay que vigilarlos más de cerca.
  • Última visita (o último acceso, última reserva…): es la señal más clara de que alguien se está yendo.
  • Cuota mensual: para saber cuánto dinero hay en juego con cada socio.
  • Opcional: estado (activo o baja) y número de socio.

La última visita sale del archivo de check-ins: ordena por fecha y quédate con el check-in más reciente de cada cliente. Si te resulta pesado, sube primero el listado de clientes y añade la última visita en la siguiente actualización.

3. Por qué la última visita importa más que la cuota

La mayoría de socios no se va por el precio: se va porque deja de venir y, al cabo de unas semanas, siente que está pagando por nada. Cuando por fin pide la baja, la decisión ya está tomada. El momento de actuar es antes, cuando la frecuencia cae, y eso solo se ve mirando los check-ins.

Qué hacer con el archivo una vez exportado

Tienes dos caminos. El manual: abrir el Excel, ordenar por días sin venir y repasar socio a socio. Para eso te dejamos una plantilla de Excel gratuita que calcula los días sin venir y marca el riesgo por colores.

El rápido: subir el archivo tal cual a Crece Gym. Reconoce las columnas más habituales (y si alguna no la detecta, la eliges tú en un desplegable), calcula el riesgo de baja de cada socio, te dice cuántos euros al mes hay en juego y te prepara el mensaje de WhatsApp con su nombre. No hace falta conectar nada ni cambiar de programa de gestión: Virtuagym sigue siendo tu programa y Crece Gym trabaja con lo que exporta.

Si tu exportación no trae alguna columna obligatoria (por ejemplo, la cuota), añádela en el Excel antes de subirlo. Con nombre, teléfono, fecha de alta y cuota ya se puede empezar; la última visita afina mucho el resultado.

Crece Gym · Retención de socios

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Preguntas frecuentes

¿Virtuagym permite exportar los clientes a Excel?

Sí. Desde la página de exportaciones (añadiendo /export a la URL de tu portal) puedes exportar clientes y staff en Excel o CSV; Virtuagym envía el enlace de descarga por email.

¿Dónde está la fecha del último check-in?

En la exportación de check-ins, desde Manage → Check-in. Ordena por fecha y quédate con el registro más reciente de cada cliente.

¿Necesito integrar Crece Gym con Virtuagym?

No. Basta con subir el Excel o CSV exportado. No hay que conectar nada ni dar acceso a tu cuenta de Virtuagym.

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