Categoría: Guías para gimnasios

Guía · Virtuagym

Virtuagym registra cada check-in, cada reserva y cada pago de tus socios. Con esos datos se puede saber quién está dejando de venir mucho antes de que pida la baja. Solo hay que sacarlos del programa y mirarlos con el criterio adecuado.

1. Exporta clientes y check-ins

Virtuagym tiene una página de exportaciones con los datos de check-ins, ventas, clientes y staff:

1. Añade /export al final de la dirección de tu portal de Virtuagym para abrir la página de Exportaciones.
2. Exporta los datos de clientes en Excel o CSV.
3. Virtuagym te enviará un enlace de descarga por email. Si no te llega, revisa la carpeta de spam.
4. Para la última visita, exporta también los check-ins desde Manage → Check-in, en Excel o CSV.

2. Prepara las columnas

Abre el archivo de clientes y comprueba que tienes:

• Nombre del socio.
• Teléfono móvil, para poder escribirle por WhatsApp.
• Fecha de alta: los socios nuevos se desenganchan antes y hay que vigilarlos más de cerca.
• Última visita (o último acceso, última reserva…): es la señal más clara de que alguien se está yendo.
• Cuota mensual: para saber cuánto dinero hay en juego con cada socio.
• Opcional: estado (activo o baja) y número de socio.

La última visita sale del archivo de check-ins: ordena por fecha y quédate con el check-in más reciente de cada cliente. Si te resulta pesado, sube primero el listado de clientes y añade la última visita en la siguiente actualización.

3. Por qué la última visita importa más que la cuota

La mayoría de socios no se va por el precio: se va porque deja de venir y, al cabo de unas semanas, siente que está pagando por nada. Cuando por fin pide la baja, la decisión ya está tomada. El momento de actuar es antes, cuando la frecuencia cae, y eso solo se ve mirando los check-ins.

Qué hacer con el archivo una vez exportado

Tienes dos caminos. El manual: abrir el Excel, ordenar por días sin venir y repasar socio a socio. Para eso te dejamos una plantilla de Excel gratuita que calcula los días sin venir y marca el riesgo por colores.

El rápido: subir el archivo tal cual a Crece Gym. Reconoce las columnas más habituales (y si alguna no la detecta, la eliges tú en un desplegable), calcula el riesgo de baja de cada socio, te dice cuántos euros al mes hay en juego y te prepara el mensaje de WhatsApp con su nombre. No hace falta conectar nada ni cambiar de programa de gestión: Virtuagym sigue siendo tu programa y Crece Gym trabaja con lo que exporta.

Preguntas frecuentes

¿Virtuagym permite exportar los clientes a Excel?

Sí. Desde la página de exportaciones (añadiendo /export a la URL de tu portal) puedes exportar clientes y staff en Excel o CSV; Virtuagym envía el enlace de descarga por email.

¿Dónde está la fecha del último check-in?

En la exportación de check-ins, desde Manage → Check-in. Ordena por fecha y quédate con el registro más reciente de cada cliente.

¿Necesito integrar Crece Gym con Virtuagym?

No. Basta con subir el Excel o CSV exportado. No hay que conectar nada ni dar acceso a tu cuenta de Virtuagym.

Guía · Trainingym

Si gestionas tu gimnasio con Trainingym, ya tienes dentro casi todo lo necesario para anticiparte a las bajas: quién es cada socio, cuándo se dio de alta, cuánto paga y cuándo vino por última vez. El problema es que esos datos están repartidos en pantallas distintas y nadie tiene tiempo de revisarlos socio a socio.

En esta guía te explicamos cómo sacarlos en Excel en un par de minutos y qué hacer con ellos para saber, hoy, a quién tienes que escribir.

1. Exporta el listado de socios

Según el centro de ayuda de Trainingym, el listado completo se exporta desde Trainingym Manager:

1. Entra en Socios → Socios (activos, potenciales y baja).
2. Si quieres, aplica filtros o hashtags: la exportación los respeta. Para detectar bajas, quédate con los activos.
3. Pulsa los tres puntos […] que hay junto al botón Filtrar y elige Exportar listado.
4. Decide si incluir las observaciones de las fichas y confirma. En unos segundos tendrás el archivo en Excel (.xlsx).

El archivo incluye todos los datos disponibles de cada socio, aunque en pantalla tengas columnas ocultas, y el precio de la cuota viene en una columna separada del nombre del producto.

2. Saca la última visita con el Informe de Accesos

La fecha de la última visita es el dato que más avisa de una baja. En Trainingym está en el Informe de Accesos, que registra tanto los accesos físicos (torno, QR, kiosko) como los de la app y la web. Puedes llegar por dos caminos: Inicio → Panel de control → Accesos → Informe o Informes → Centro → Accesos → Informe.

Desde la vista por socio, pulsa sobre la tabla, luego en los tres puntos verticales y exporta los datos. Así tendrás, para cada socio, cuándo fue su último acceso.

3. Comprueba que tienes estas columnas

Para calcular el riesgo de baja necesitas, como mínimo:

• Nombre del socio.
• Teléfono móvil, para poder escribirle por WhatsApp.
• Fecha de alta: los socios nuevos se desenganchan antes y hay que vigilarlos más de cerca.
• Última visita (o último acceso, última reserva…): es la señal más clara de que alguien se está yendo.
• Cuota mensual: para saber cuánto dinero hay en juego con cada socio.
• Opcional: estado (activo o baja) y número de socio.

Si la última visita está en el informe de accesos y el resto en el listado de socios, puedes unirlos en Excel con un BUSCARV por número de socio, o subir el listado y completar la última visita después.

Qué hacer con el archivo una vez exportado

Tienes dos caminos. El manual: abrir el Excel, ordenar por días sin venir y repasar socio a socio. Para eso te dejamos una plantilla de Excel gratuita que calcula los días sin venir y marca el riesgo por colores.

El rápido: subir el archivo tal cual a Crece Gym. Reconoce las columnas más habituales (y si alguna no la detecta, la eliges tú en un desplegable), calcula el riesgo de baja de cada socio, te dice cuántos euros al mes hay en juego y te prepara el mensaje de WhatsApp con su nombre. No hace falta conectar nada ni cambiar de programa de gestión: Trainingym sigue siendo tu programa y Crece Gym trabaja con lo que exporta.

¿Quieres saber cuánto te están costando las bajas antes de empezar? Prueba la calculadora de bajas para gimnasios.

Preguntas frecuentes

¿Puedo exportar los socios de Trainingym sin ser administrador?

Sí, siempre que tu usuario tenga activado el permiso “Exportar socios”. Lo gestiona el administrador del centro desde Mi Centro → Permisos.

¿En qué formato exporta Trainingym el listado de socios?

En Excel (.xlsx). El archivo incluye todos los datos de cada socio y respeta los filtros y hashtags que tengas aplicados.

¿Tengo que dejar Trainingym para usar Crece Gym?

No. Crece Gym no sustituye a tu programa de gestión: trabaja con el Excel que exportas de Trainingym para decirte qué socios están en riesgo de baja y qué escribirles.

¿Cada cuánto debería revisar el riesgo de baja?

Lo ideal es cada semana o cada dos semanas. Un socio que lleva tres semanas sin venir todavía se puede recuperar con un mensaje; uno que lleva tres meses, casi nunca.